O avanço das novas tecnologias tem auxiliado empresas de todos os segmentos econômicos ao redor do mundo e com o setor jurídico não poderia ser diferente. A celeridade na comunicação, novas formas de armazenar documentos e, claro, a automação de serviços repetitivos tem ganhado notoriedade dentro das bancas de advocacia através dos softwares jurídicos.

Isso porque os softwares que estão presentes em nosso dia a dia em celulares e computadores, por exemplo, viabilizam a execução de tarefas simples e complexas. No contexto jurídico, a utilização dos softwares também busca oferecer praticidade e eficiência às atividades cotidianas, que vão desde a gestão de documentos até o uso de Inteligência Artificial (IA).

Softwares no mundo jurídico

Em pesquisa realizada, em 2018, pela Fundação Getulio Vargas (FGV), foi apontado que nove em cada dez escritórios de advocacia consideram importante o uso de software. Esse resultado também pode ser percebido em debates jurídicos, onde, anualmente, a “automação de processos” aparece em conversas sobre tendências tecnológicas para escritórios e departamentos jurídicos.

Os softwares jurídicos, no Brasil, têm como principal objetivo organizar a rotina das bancas e departamentos jurídicos, de acordo com pesquisa realizada pelo Fórum de Departamentos Jurídicos (FDJur). O levantamento, com mais de 400 advogados, apontou quase 30 softwares de gestão jurídica utilizados pelos profissionais.

Ainda que mais de 70% dos entrevistados da pesquisa “Tecnologia, profissões e ensino jurídico”, da FGV, tenham alegado possuir softwares para gestão processual, diversas bancas e departamentos ainda possuem muitas dúvidas sobre como encontrar a ferramenta adequada a sua realidade.

Razões para se buscar softwares jurídicos

O primeiro passo, e talvez o mais fundamental, para se escolher um software adequado é entender as principais demandas de seu escritório ou departamento jurídico. Criar uma lista enumerando essas tarefas pode ser um movimento importante para esse início.

Boa parte das reclamações de escritórios e departamentos jurídicos estão atreladas a:

• Organização de documentos: um dos problemas mais recorrentes nas décadas anteriores, era a organização de “papelada”. Hoje, com os novos recursos, os documentos são salvos de forma virtual, possibilitando o acesso em qualquer ambiente. Além de estarem mais seguros, a possibilidade de erros em documentos digitais é menor, com ferramentas que corrigem as pastas.
• Atividades repetitivas e mecânicas: as atividades repetitivas são parte da rotina de escritórios e departamentos jurídicos. Contudo, não precisam ser realizadas por seres humanos. Há ferramentas específicas que cumprem o papel de automação de atividades repetitivas, fazendo com que o tempo – outrora utilizado por uma pessoa – possa ser canalizado a outras funções.
• Comunicação ágil: muitos escritórios, nacionais e internacionais, utilizam softwares (BOTs) para responder ao primeiro contato ou as dúvidas mais frequentes de seus clientes. Esse mecanismo pode ser considerado positivo dado a necessidade e urgência pela resposta, por parte de quem busca uma firma de advocacia. Porém, é preciso ter muito cuidado para não causar um distanciamento entre o escritório/departamento jurídico e seu cliente.

Softwares jurídicos mais utilizados no Brasil

O site Gestão Jurídica Empresarial (Gejur), fundado pelo Fórum de Departamentos Jurídicos (FDJur), apontou quais são os softwares jurídicos mais utilizados no Brasil. Segundo a pesquisa, o Espaider é a ferramenta mais utilizada, de acordo com 25% dos respondentes da pesquisa, seguido por RR Jurídico e e-Xyon.

Permitindo aos advogados contar com um escritório virtual, em qualquer momento do dia, o Espaider traz em seu servidor remoto a possibilidade de acessar processos, apontar o tempo de cada atividade, consultar documentos anexados, autorizar pagamentos e outras ferramentas, em qualquer lugar com acesso à internet.

Semelhante ao software anterior, o RR Jurídico, com acesso online, permite o controle de processos, contratos, procurações, além da possibilidade de os profissionais gerenciarem o seu fluxo de trabalho.

Já o e-Xyon, concede a possibilidade do atendimento às necessidades relacionadas ao controle de processos judiciais e administrativos. A ferramenta também possibilita a integração de todos os envolvidos no acompanhamento de questões jurídicas.

Além destas, soluções como HighQ e Legal One, da Thomson Reuters, oferecem gestão avançada de documentos, Data Rooms, dashboards personalizadas e em tempo real e opções de automação para as mais diversas necessidades.

Há inúmeras outras ferramentas de software específicas, como Contraktor, CP-PRO, Jusbrasil Pro, Justto, entre outros. Cada um com uma atividade específica. Cabe aos representantes de escritórios e departamentos jurídicos entenderem a sua necessidade.

Contudo, vale ressaltar que, assim como outros mecanismos tecnológicos, os softwares vieram para auxiliar o desenvolvimento humano e profissional e não para substituí-lo. No entanto, para alcançar os resultados desejados, é fundamental que a escolha do software ocorra considerando os objetivos de negócio do escritório. Isso porque a contratação de ferramentas de tecnologia deve acontecer em função das necessidades das bancas, a partir de uma acurada análise estratégica e elaboração de um plano de implementação para que seja possível superar os desafios do escritório.