Tão importante quanto se comunicar com os seus clientes é se comunicar com os seus colaboradores. São eles os representantes do escritório e dos princípios que norteiam a atuação da banca. Sendo responsáveis por disseminar e fortalecer a marca do escritório, é essencial que cada colaborador esteja alinhado à cultura organizacional. Por essa razão, investir em comunicação interna é fundamental para os escritórios de advocacia que buscam ter equipes mais integradas e engajadas.

Isso porque a comunicação interna é um conjunto de ações que tem como objetivo informar, motivar e consolidar a cultura com o público interno. Dessa forma, ao criar um processo de comunicação interna, além de manter os times informados, é possível, também, aumentar diretamente o engajamento dos colaboradores.

Em entrevista ao Juridcast, Renato Avanzi, especialista em comunicação interna e professor e coordenador da pós-graduação e MBA da ESPM, afirma que “quando você é informado sobre o andamento do negócio, você tem um senso de pertencimento”. E é justamente esse sentimento que desperta nas equipes o desejo de compartilhar experiências e se tornarem, assim, importantes divulgadoras da marca do escritório.

Os desafios para a implementação, entretanto, não são simples: comunicar com assertividade nunca foi uma tarefa fácil e se tornou ainda mais complexa com o advento da pandemia da Covid-19 e a adoção do trabalho remoto.

Neste novo cenário, as bancas precisaram inovar e investir em recursos digitais para estabelecer uma comunicação efetiva entre os departamentos, equipes, gestores e colaboradores. Contudo, independentemente dos novos modelos de trabalho, a implementação de ações de comunicação interna é essencial para assegurar o desenvolvimento dos escritórios.

No entanto, vale ressaltar que existem diversas opções disponíveis e que é preciso, antes de iniciar o processo, avaliar quais são as necessidades da banca e as características dos colaboradores para, então, escolher as soluções que melhor se adaptam.

As principais ferramentas usadas na comunicação interna

• E-mail

Dentro de um escritório de advocacia, a maioria dos colaboradores terá acesso a um e-mail. Esse canal oferece uma ligação direta entre correspondentes e entrega as informações “na porta de casa” de quem deve receber. Por isso é um bom espaço para informar imprevistos, novidades e agendar reuniões. Contudo, por ser uma ferramenta muito utilizada na rotina dos colaboradores, é importante saber o quê e quando comunicar, de modo que não haja excesso de comunicados.

Por isso, é essencial desenvolver um calendário. Isso contribuirá, ainda, para que o conteúdo não se perca em meio a outros e-mails, mantendo, assim, a eficiência da comunicação.

• Intranet

Por definição, a intranet é uma rede corporativa com acesso restrito aos colaboradores do escritório. Nela, um comunicador – que assume a função de ser a “voz da empresa” – promove a conexão entre os departamentos e compartilha informativos com a comunicação padronizada e de fácil acesso.

Personalizada para cada empresa, a intranet pode, ainda, oferecer ferramentas para a gestão de processos específicos para as necessidades do escritório.

• Aplicativo

Existem aplicativos de comunicação e gestão de projetos que cumprem função igual ou semelhante à intranet e outros canais. O principal benefício são as notificações que aumentam as chances de o conteúdo ser lido. Ainda, o escritório pode desenvolver o próprio aplicativo, com funcionalidades baseadas no que realmente precisa.

• Rede Social Corporativa

Cada vez mais popular nas empresas, as redes sociais corporativas – ou os grupos corporativos em redes sociais como o LinkedIn e Facebook – permitem a integração e troca entre colaboradores e equipes. Ao contrário da intranet, a rede social corporativa oferece o direito de fala a todos e promove o engajamento e a interação entre os colaboradores.

• Jornais e Revistas – Newsletters

Os jornais e revistas corporativos são espaços educativos que oferecem informações detalhadas sobre o escritório. Essas mídias compilam notícias, assuntos relevantes, artigos e outras editorias que podem contar com a participação dos colaboradores e valorizar seu conhecimento e profissionalismo de uma forma diferente.

As newsletters, versão digital dos jornais, também podem compilar todos esses textos com o benefício de poder encaminhar o colaborador para os outros canais de comunicação interna. De acordo com Mariana Larsson, gerente de comunicação e desenvolvimento de negócios do Trench Rossi Watanabe, a newsletter é “a principal fonte de informação sobre estratégias, posicionamentos e conquistas do escritório”.

• Mural – TV Corporativa

O mural é um canal de comunicação muito simples e acessível que pode alcançar a todos do escritório, desde que posicionado em local estratégico de alta circulação. Para esse canal, comunicados e lembretes breves são as mídias ideias.

Levando em consideração o uso de recursos digitais, que estão cada vez mais presentes no dia a dia, a TV corporativa surge como uma importante ferramenta. Assim como o mural, as TVs precisam estar estrategicamente posicionadas para transmitir informações curtas, atrativas e constantemente atualizadas.

Ambos os modelos funcionam melhor presencialmente, embora já existam opções digitais que oferecem serviços parecidos.

• Aplicativos de Mensagem

Aplicativos de mensagens instantâneas fazem parte do cotidiano da maioria das pessoas, sobretudo com a pandemia, que acabou tornando o uso de aplicativos de mensagens comum entre os advogados – seja com as equipes ou clientes.

As ferramentas, por sua natureza dinâmica, têm contribuído para uma comunicação mais rápida e imediata e podem ser institucionalizadas a fim de garantir maior eficiência na comunicação. Contudo, é importante assegurar que os limites da atuação profissional estejam sendo respeitados, como o horário de trabalho, comunicação formal e outras instruções que precisam ser comunicadas claramente para aqueles que utilizam as ferramentas.

• Rádio Corporativa – Podcast

Com o aumento da popularidade dos canais de áudio, as rádios corporativas e os podcasts se tornam opções para os escritórios compartilharem informações importantes de forma atrativa. Considerando que muitas pessoas escutam podcast enquanto realizam outras tarefas, inclusive trabalhar, esse é um canal com grande potencial e pouco explorado pelas bancas.

• Caixa de Sugestões

Comunicar também é ouvir. Por isso, oferecer espaços, físicos ou digitais, nos quais os colaboradores possam deixar sugestões, críticas e reclamações, sem o receio de sofrer represálias, pode contribuir muito com a comunicação interna, uma vez que os responsáveis poderão enxergar as ações pelos olhos daqueles que são afetados por elas.

Ainda, é importante entender que esse canal requer tempo e esforço de análise, categorização e resposta a cada uma das sugestões feitas. Segundo Larsson, “prezar pela transparência e pela efetividade das informações na comunicação interna é o que acaba gerando confiança e segurança nos advogados”.

Por fim, ao montar um planejamento de comunicação interna é importante se atentar a alguns pontos:

1) as ramificações da comunicação devem ser definidas;

2) não é necessário estar presente em todos os canais de comunicação existentes;

3) é preciso entender as diferentes necessidades dos advogados e outros colaboradores do escritório para adotar os canais de comunicação que se enquadrem à realidade de todos.

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Ouça o episódio do Juridcast: Os desafios de comunicação interna na advocacia