O WhatsApp ultrapassou a marca de 2 bilhões de usuários ativos mensalmente em todo o mundo. No Brasil, mais de 169 milhões de pessoas utilizam essa rede social diariamente, segundo o relatório Digital 2023. Com tamanha popularidade, o aplicativo se tornou uma ferramenta indispensável para a comunicação moderna, inclusive para profissionais do Direito. Portanto, ao conhecer estratégias de WhatsApp para escritórios de advocacia, as bancas podem fortalecer suas ações de marketing jurídico.

Mais negócios via WhatsApp para escritórios de advocacia

A terceira edição da pesquisa Panorama de Vendas, desenvolvida pela RD Station, revelou que para 84% das 1.484 empresas ouvidas, o WhatsApp é a ferramenta mais utilizada por seus times de vendas. De acordo com 70% dos profissionais entrevistados, o canal traz a maior taxa de sucesso no contato com leads, sendo responsável direto pela geração de novos negócios.

No mercado jurídico, o WhatsApp Business,  que oferece funcionalidades específicas para organizações, é uma opção ideal para escritórios de advocacia. Algumas vantagens da ferramenta incluem a criação de um perfil profissional com informações relevantes sobre a banca, como endereço, horário de atendimento e descrição dos serviços oferecidos. Além disso, permite a configuração de respostas automáticas para saudações, ausências e perguntas frequentes, otimizando o tempo de resposta.

Outra característica importante é o uso de etiquetas, que facilita a organização de contatos e conversas, permitindo uma gestão eficiente de clientes e cases. Além disso, o catálogo de serviços é mais um recurso valioso para os escritórios pois possibilita a criação de um portfólio digital das soluções jurídicas oferecidas.

Essas funcionalidades, quando bem utilizadas, podem elevar significativamente o nível de profissionalismo e eficiência na comunicação com clientes.

Separação entre perfil pessoal e profissional

Ao adotar o WhatsApp na estratégia de comunicação da banca, vale lembrar que manter uma clara distinção entre o uso pessoal e profissional é fundamental. A utilização de um número exclusivo para o escritório, preferencialmente com a versão Business, ajuda a manter a privacidade e o profissionalismo. Essa separação não apenas protege a vida de advogados e advogadas, mas também reforça a imagem da banca.

Ao estabelecer um canal de comunicação exclusivamente profissional, os clientes tendem a respeitar mais os limites de horário e a natureza das interações. Isso também facilita a gestão das comunicações, permitindo que a equipe mantenha um controle mais eficaz sobre as mensagens recebidas e enviadas em nome do escritório.

Maximizando o uso do WhatsApp

Explorar ao máximo as funcionalidades do WhatsApp abre novas possibilidades para uma comunicação mais eficaz e estratégica no setor jurídico. Ferramentas como listas de transmissão e canais oferecem formas diferenciadas de manter os clientes informados, respeitando a privacidade e mantendo o profissionalismo.

Dessa forma, com essas estratégias, o WhatsApp deixa de ser apenas um aplicativo de mensagens e se torna um canal robusto para fortalecer o relacionamento com clientes e expandir o alcance das comunicações jurídicas.

Listas de transmissão

As listas de transmissão reúnem contatos para os quais é possível mandar mensagens mais de uma vez, sem precisar selecioná-los a cada envio. É possível adicionar até 256 contatos a cada lista de transmissão, que podem apresentar atualizações sobre casos ou informações relevantes do setor jurídico. Essa funcionalidade é particularmente útil para categorizar clientes por área de atuação, status do caso ou qualquer outro critério relevante para o escritório.

Além disso, a criação de listas de transmissão possibilita o envio de informações importantes para grupos específicos de clientes, sem a necessidade de criar conversas onde os participantes podem interagir entre si. Isso mantém a privacidade dos usuários e permite uma comunicação mais direcionada e eficaz.

Canais

Canais no WhatsApp representam uma evolução significativa na forma como as empresas podem se comunicar com seus clientes, oferecendo um modelo de comunicação unidirecional. Ao contrário das listas de transmissão, que permitem o envio de mensagens para múltiplos contatos simultaneamente, os canais são focados em compartilhar atualizações com um público amplo sem a necessidade de interação direta. Isso é especialmente útil para escritórios de advocacia que desejam manter seus clientes informados sobre novidades legislativas, atualizações de casos relevantes ou quaisquer outras notícias de interesse jurídico, de maneira eficiente e organizada.

Uma das vantagens desse recurso é a capacidade de alcançar grandes audiências de forma discreta, uma vez que os assinantes podem seguir canais sem a necessidade de compartilhar seus números de telefone, preservando a privacidade. Além disso, o WhatsApp oferece ferramentas de análise para administradores de canais, permitindo que bancas monitorem o alcance e o engajamento de suas mensagens. Isso possibilita ajustes estratégicos nas comunicações, maximizando o impacto das informações compartilhadas.

Boas práticas e benefícios para a advocacia

Para utilizar o WhatsApp de maneira eficaz e profissional no ambiente jurídico, é essencial adotar boas práticas que reforcem a qualidade no atendimento e a organização interna do escritório. Com uma abordagem bem estruturada, o WhatsApp se torna uma ferramenta de comunicação capaz de aprimorar a experiência do cliente e otimizar o trabalho em equipe, além de colaborar com a geração de mais negócios jurídicos.

Configuração de mensagens e organização de contatos

A configuração de mensagens automáticas de boas-vindas e ausência é essencial para fornecer um primeiro contato profissional e informar sobre horários de atendimento ou indisponibilidade temporária. Essas conversas iniciais ajudam a gerenciar as expectativas dos clientes e demonstram organização e profissionalismo por parte da banca.

É importante personalizar as mensagens de acordo com a identidade corporativa, mantendo um tom cordial e informativo. Por exemplo, para boas-vindas, pode-se incluir um breve agradecimento pelo contato, informar o horário de funcionamento e o prazo estimado para resposta. Já a mensagem de ausência pode informar sobre férias coletivas ou feriados, indicando quando o atendimento será retomado.

Uso de recursos multimídia

O WhatsApp permite o compartilhamento de diversos tipos de mídia, o que pode enriquecer a comunicação e facilitar a explicação de questões complexas aos clientes. Utilizar áudios, vídeos e documentos de forma estratégica pode tornar a comunicação mais clara e efetiva, especialmente ao lidar com conceitos jurídicos complexos.

Por exemplo, um breve vídeo explicativo sobre um procedimento legal ou um infográfico detalhando as etapas de um processo podem ser muito mais eficazes do que longas explicações textuais ou em áudio. No entanto, é importante usar esses recursos em aplicativos de mensagens com moderação e sempre com o consentimento do cliente, respeitando as preferências individuais de comunicação.

Grupos para equipes internas

No contexto interno, o WhatsApp também é uma importante ferramenta. Isso porque a criação de grupos internos para a equipe do escritório pode melhorar significativamente a comunicação e colaboração, permitindo discussões rápidas sobre casos e compartilhamento de informações importantes.

Eles podem ser organizados por departamentos, projetos específicos ou áreas práticas, facilitando o fluxo de informações relevantes. No entanto, é crucial estabelecer regras claras para o uso desses grupos, o que ajuda a manter o foco profissional e evita que se tornem uma fonte de distração ou sobrecarga de informações.

Política de uso claro e conformidade legal

Estabelecer e comunicar claramente aos clientes a política de uso do WhatsApp do escritório é crucial para gerenciar expectativas e manter o profissionalismo. Essa política deve incluir informações sobre:

• Horários de atendimento;
• Prazos esperados para respostas;
• Tipos de assuntos apropriados para discussão;
• Limites de confidencialidade.

Mas é importante que ela seja apresentada aos clientes no início do relacionamento e esteja facilmente acessível para consulta. Isso ajuda a prevenir mal-entendidos e estabelece um padrão claro de comunicação. A política também deve ser revisada periodicamente para garantir que continue atendendo às necessidades do escritório e dos clientes.

Ética no WhatsApp para escritórios de advocacia

O uso do WhatsApp por advogados e advogadas deve sempre estar em conformidade com as regras de publicidade na advocacia. Isso inclui:

• Garantir a confidencialidade das comunicações;
• Evitar publicidade agressiva ou captação ativa de clientes;
• Manter uma linguagem formal e profissional em todas as interações.

Nessa linha, é fundamental implementar medidas de segurança robustas para proteger as informações trocadas, incluindo backups regulares e criptografia. Além disso, é importante obter o consentimento explícito do cliente para o uso do aplicativo como meio de comunicação, informando sobre os riscos potenciais e as medidas de segurança adotadas pelo escritório.

Monitoramento e análise de desempenho

Para garantir a eficácia das estratégias de WhatsApp para escritórios de advocacia, é essencial monitorar e analisar regularmente o desempenho das ações. Alguns indicadores importantes incluem:

• A taxa de resposta;
• O engajamento dos clientes;
• A taxa de conversão de contatos em novos casos;
• E o nível de satisfação com o atendimento.

Ferramentas de análise específicas para WhatsApp Business podem fornecer insights valiosos sobre esses indicadores. Nesse sentido, é importante revisar regularmente os dados e utilizá-los para ajustar e melhorar continuamente a estratégia de comunicação do escritório.

Seguindo as dicas apresentadas neste artigo, as bancas poderão fortalecer suas ações de marketing jurídico por meio da rede social mais utilizada pelas empresas brasileiras.

Se você deseja descobrir outras boas práticas para escritórios de advocacia nas redes sociais, indicamos mais esta leitura em nosso site.